מבהירים מה מתחיל עכשיו
לאחר שבחרתם משרד, ודאו שברור לשני הצדדים מהו השירות שהוסכם עליו. בקשו הסבר על השלב הראשון ועל התוצרים הצפויים ממנו. שיחה נעימה או העברת מסמך אינן תיאור מלא של ההתקשרות.
אם נותרו שאלות לגבי ההצעה, העלו אותן לפני שאתם מניחים שהעבודה החלה. המדריך להשוואת שכר טרחה יכול לעזור לזהות נקודות שעדיין דורשות הבהרה.
קובעים דרך תקשורת
בררו מי איש הקשר ומי המטפל המקצועי. שאלו כיצד שולחים מסמכים, איך מודיעים על מידע חדש ובאיזה אופן מתקבלים עדכונים. אם יש מגבלה לגבי יצירת קשר בשעות מסוימות, תארו אותה מראש.
כדאי לברר גם מה עושים כשאיש הקשר אינו זמין. אין צורך לצפות למענה מיידי בכל ערוץ; יש צורך בהבנה משותפת של הדרך שבה פונים ומקבלים תשובה.
מנהלים מסמכים באופן מסודר
שמרו עותק של ההסכמות ושל המסמכים שאתם מעבירים. תנו לקבצים שמות ברורים וציינו תאריך כשהוא רלוונטי. אם התגלה פרט חדש או טעות בפרט שמסרתם, עדכנו את המשרד ובקשו הנחיה לגבי ההמשך.
אל תפרסמו מסמכים מתוך הטיפול בחוות דעת ציבורית או בטופס חיפוש. שאלות ותיקונים בנוגע לעניין עצמו שייכים לתקשורת הישירה עם המשרד.
חוזרים להסכמות כשנדרש שינוי
אם מתבקש שירות נוסף, שאלו כיצד הוא קשור להיקף שכבר סוכם ומה העלות והתנאים שלו. שימרו את הסיכום המעודכן לצד ההצעה המקורית. כך יהיה קל יותר להבין מה נוסף ומתי.
בסיום שלב בקשו סיכום של מה בוצע ומה נשאר פתוח. המדריך מציע הרגלי תקשורת וארגון בלבד. לשאלות משפטיות על ההתקשרות עצמה יש לקבל מענה המתאים למקרה.
לקריאה ממוקדת נוספת: שמירת רצף טיפול בעת בחינת מעבר בין משרדים.
